Cómo crear y gestionar una orden de compra

Esta guía te ayuda a usar órdenes de compra de punta a punta para planificar compras, recibir mercadería y facturar sin perder trazabilidad.

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Dónde está en la app (ruta y menú)

1. Listado de órdenes: Menú: Compras > Órdenes de compra
2. Nueva orden: Botón: Nueva orden de compra Menú: /ordenes/nueva
3. Detalle de una orden: Menú: Compras > Órdenes de compra > abrí la orden desde el listado
4. Editar una orden: Desde detalle > Más acciones > Editar Menú: Detalle de la orden (acción Editar).
5. Crear factura desde orden: Desde detalle > Crear factura Menú: Compras > Nueva compra (acceso Crear factura desde la orden).
6. Buscador global: Atajo: Cmd/Ctrl + K Acción: escribí Órdenes de compra para ir al módulo

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Antes de empezar

1. Tenés permisos para gestionar compras.
2. Tenés al menos un proveedor cargado.
3. Tenés al menos una ubicación activa para recibir mercadería.

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Paso a paso

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1. Creá el borrador de orden

En /ordenes/nueva completá:

1. Proveedor (obligatorio)
2. Ubicación de entrega (obligatoria)
3. Fecha de orden y, si querés, fecha estimada de entrega
4. Productos, cantidad y costo esperado sin IVA
5. Notas (opcional)

Guardá con Guardar borrador.

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2. Confirmá la orden

Desde el detalle, si está en Borrador, hacé clic en Confirmar orden. Cuando confirmás:

1. Pasa a estado Confirmada.
2. Todavía no ingresa stock real.
3. Ya podés registrar recepciones.

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3. Registrá recepciones (parciales o totales)

Con la orden en estado Confirmada o Parcial, usá Marcar como recibido.

1. Cargá cantidad recibida por producto.
2. Podés recibir menos o más de lo pedido.
3. Podés hacer varias recepciones parciales.

Estados después de recibir:

1. Parcial: recibiste una parte.
2. Recibida: ya se recibió todo lo pedido.

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4. Creá la factura de compra desde la orden

En el detalle de la orden usá Crear factura. Este botón aparece cuando la orden está en Confirmada, Parcial o Recibida. El sistema abre Compras > Nueva compra desde el botón Crear factura y precompleta:

1. Proveedor
2. Moneda
3. Notas
4. Renglones vinculados a la orden

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5. Descargá el PDF de la orden (opcional)

Desde Más acciones > Descargar PDF.

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6. Cancelá la orden (si corresponde)

Desde Más acciones > Cancelar orden de compra. Si ya tenía recepciones, al cancelar se ajusta el stock recibido y la orden queda en Cancelada.

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7. Editá la orden cuando aún se puede

Podés editarla solo cuando está en Borrador o Confirmada y todavía no tiene recepciones registradas.

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Estados de la orden (resumen)

1. Borrador: creada, todavía no confirmada.
2. Confirmada: lista para recibir.
3. Parcial: con recepciones parciales.
4. Recibida: ya se recibió la mercadería.
5. Facturada: todo lo recibido ya quedó facturado.
6. Cancelada: orden anulada.

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Qué cambia al guardar

1. Se crea o actualiza la orden de compra.
2. Al confirmar, la orden queda lista para recepción.
3. Al recibir, impacta stock en la ubicación de la orden.
4. Al facturar renglones vinculados, la orden avanza hasta Facturada cuando corresponde.
5. Queda historial de cambios en la propia orden.

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Dónde se refleja

1. En Órdenes de compra (listado y detalle).
2. En el detalle de la orden, dentro de Historial de cambios.
3. En Compras, cuando creás la factura desde la orden.
4. En el PDF de la orden.

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Notas y comportamientos no obvios

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A) Qué pasa con el campo “Notas”

La nota de la orden:

1. Se ve en la tarjeta Notas del detalle.
2. Sale en el PDF de la orden, en Observaciones.
3. Si creás compra desde la orden, se trae precompletada en la compra.

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B) Confirmar no es lo mismo que recibir

Confirmar la orden no ingresa stock por sí solo. El stock se mueve cuando registrás recepción.

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C) No hay escaneo de código de barras en esta pantalla

En órdenes de compra trabajás con búsqueda/carga de productos y cantidades. El flujo no usa escáner de código de barras.

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D) Cierre por facturación

La orden pasa a Facturada cuando lo recibido ya está facturado. No es un botón manual de cierre.

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Errores comunes

1. “Seleccioná un proveedor”: falta proveedor.
2. “Seleccioná un depósito”: falta ubicación de entrega.
3. “La orden de compra debe tener al menos un producto”: falta al menos un renglón.
4. “Solo podés confirmar órdenes en estado borrador”: intentaste confirmar en otro estado.
5. “Solo podés recibir órdenes confirmadas o parcialmente recibidas”: intentaste recibir en estado no válido.
6. “No podés editar una orden que ya tiene recepciones registradas”: para cambiar datos, hacelo antes de recibir.
7. “No podés cancelar una orden cerrada”: las órdenes facturadas no se cancelan.
8. “La ubicación seleccionada no coincide con la de la orden de compra”: al recibir desde factura, la ubicación debe coincidir.

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Atajos

1. En listado de órdenes: N para abrir Nueva orden de compra.
2. En el formulario de orden: P para abrir búsqueda de productos.
3. En el formulario de orden: Cmd/Ctrl + Enter para guardar.
4. En toda la app: Cmd/Ctrl + K para abrir paleta de comandos.

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