Cobranzas y Pagos

Esta guía cubre el ciclo completo de las cobranzas de clientes y los pagos a proveedores.

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Dónde está en la app

1. Ventas > Cobranzas: dinero recibido de clientes.
2. Compras > Pagos: dinero entregado a proveedores.

Desde cada listado podés crear una operación con Nueva cobranza o Nuevo pago. El atajo N abre el alta correspondiente cuando estás en uno de esos listados. Necesitás permisos de lectura para entrar al módulo. Crear, editar, aplicar o anular requiere permisos de gestión; exportar requiere el permiso de exportación del módulo.

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Resumen del ciclo completo

No existe una eliminación definitiva de cobranzas o pagos. Anular conserva la trazabilidad, revierte los movimientos y libera los comprobantes asociados.

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Crear una cobranza

Podés empezar desde:

1. Ventas > Cobranzas > Nueva cobranza.
2. El detalle de una venta pendiente, con Cobrar o Nueva cobranza.
3. El menú de una venta en el listado.
4. El buscador global con Nueva cobranza.

Si entrás desde una venta, La Pyme preselecciona el cliente y el comprobante.

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Datos y aplicación

1. Elegí cliente, punto de venta y fecha.
2. Agregá notas si corresponde.
3. Seleccioná las ventas pendientes y el monto que querés aplicar a cada una.
4. Aplicá créditos disponibles del cliente, si los tiene.
5. Usá Cobro a cuenta para la parte que querés dejar sin imputar.
6. Agregá uno o varios medios de cobranza y una referencia opcional.
7. Revisá el resumen y tocá Confirmar cobro.

Podés cobrar parcialmente una venta. Si el importe de los medios supera lo aplicado, La Pyme ofrece dejar el excedente como cobro a cuenta. Si el total se cubre solo con créditos, el flujo cambia a Aplicar créditos y no exige un medio de cobranza.

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Crear un pago a proveedor

Podés empezar desde:

1. Compras > Pagos > Nuevo pago.
2. El detalle de una compra pendiente, con Pagar o Nuevo pago.
3. El detalle de una nota de crédito, con Aplicar saldo.
4. El menú de una compra en el listado.
5. El buscador global con Nuevo pago.

Si entrás desde una compra, La Pyme preselecciona el proveedor, la moneda y el comprobante.

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Datos, aplicación y retenciones

1. Elegí proveedor, fecha, punto de venta y moneda.
2. Agregá notas si corresponde.
3. Seleccioná las compras pendientes y el monto que querés aplicar a cada una.
4. Aplicá créditos disponibles del proveedor, si los tiene.
5. Usá Pago a cuenta para la parte que querés dejar sin imputar.
6. Agregá uno o varios medios de pago y una referencia opcional.
7. Cargá retenciones si tu organización actúa como agente de retención.
8. Revisá el resumen y tocá Confirmar pago.

Podés pagar parcialmente una compra. Si el importe de los medios supera lo aplicado, La Pyme ofrece dejar el excedente como pago a cuenta. Si el total se cubre solo con créditos, el flujo cambia a Aplicar créditos y no exige un medio de pago.

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Transferencias con más de un banco

No hay un selector de banco independiente dentro del pago. Cada medio de pago de tipo Transferencia tiene una cuenta bancaria asociada en Configuración > Medios de pago. Creá y nombrá un medio por banco, por ejemplo Transferencia Macro y Transferencia Galicia. Al pagar, elegí el medio asociado a la cuenta desde la que querés transferir.

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Cheques propios y de terceros

Para emitir varios cheques propios:

1. Agregá un medio de tipo Cheque.
2. Elegí Nuevo cheque propio.
3. Cargá importe, fecha de emisión y vencimiento.
4. Repetí la carga para cada instrumento y verificá que la suma coincida con el pago.

Para usar un cheque de terceros que ya está en cartera:

1. Agregá un medio de tipo Cheque.
2. Seleccioná el instrumento dentro de Cheques de terceros.
3. No elijas Nuevo cheque propio para un cheque existente.

Cada cheque queda registrado como un instrumento separado y mantiene su trazabilidad en el pago.

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Consultar el listado

Los listados muestran número, fecha, cliente o proveedor, medio, monto, comprobante relacionado y fecha de creación. Podés configurar las columnas y ordenar por fecha, contacto, monto o creación. El buscador encuentra operaciones por número o por cliente/proveedor. También podés usar estos filtros: Los filtros de campos distintos se combinan entre sí. Si seleccionás varios contactos o medios dentro de un mismo filtro, alcanza con que la operación coincida con uno de ellos. Para descargar el conjunto que estás viendo, tocá Exportar, elegí el rango de fechas y confirmá. El archivo usa ese período y conserva los demás filtros activos: estado, contacto, medio, aplicación, moneda y monto.

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Qué significa Aplicación

1. Aplicada: tiene una o más aplicaciones y no conserva saldo residual.
2. A cuenta: no tiene aplicaciones y conserva saldo residual positivo.
3. Mixta: tiene aplicaciones y también conserva saldo residual positivo.

El filtro Monto usa la moneda propia de la operación. Combiná Monto con Moneda si no querés comparar importes nominales de pesos y dólares.

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Consultar el detalle

Abrí una fila para revisar:

1. número, fecha, importe, moneda y persona que creó la operación;
2. comprobantes a los que se aplicó y saldo que quedó a cuenta;
3. medios utilizados, referencias y cheques;
4. retenciones y certificados, cuando correspondan;
5. créditos o anticipos aplicados;
6. cliente o proveedor y notas;
7. asientos contables, si la organización usa Contabilidad.

Desde el bloque Recibo podés tocar Descargar para obtener el PDF. En pagos con retenciones también podés descargar los certificados correspondientes.

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Editar y aplicar un saldo a cuenta

En una operación vigente y con permisos de gestión, abrí el detalle y elegí Editar. Si la cobranza o el pago ya tiene aplicaciones, La Pyme muestra una advertencia antes de editar. Al confirmar, actualiza el asiento y mantiene las aplicaciones sobre los comprobantes seleccionados. Hay límites importantes:

1. Una cobranza o un pago con cheques no se edita directamente.
2. Una cobranza con cheques ofrece Anular y rehacer para preparar la corrección con los mismos instrumentos.
3. Un pago a proveedor con cheques debe anularse y registrarse de nuevo.
4. Un reembolso de una nota de crédito no se edita; se anula desde el detalle y se registra nuevamente desde la nota de crédito.

Si una operación conserva saldo a cuenta, el botón Aplicar permite imputarlo a ventas o compras abiertas del mismo contacto y moneda. Podés distribuirlo entre varios comprobantes y aplicar importes parciales. Las notas se modifican desde la tarjeta Notas del detalle. Para cambiar solo la aplicación sin modificar el cobro o pago, consultá la guía de desaplicación y reaplicación.

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Anular una cobranza o un pago

1. Abrí el detalle de la operación vigente.
2. Abrí el menú de acciones y elegí Anular.
3. Revisá número, contacto e importe.
4. Confirmá la anulación.

La anulación no se puede deshacer. Revierte los movimientos y asientos contables, libera los comprobantes asociados y deja la operación visible con estado Anulada. En una cobranza con cheques, Anular y rehacer anula la original y abre una nueva cobranza con un borrador de corrección. En un reembolso, la anulación devuelve el importe como saldo disponible de la nota de crédito.

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Errores frecuentes

1. Debés seleccionar un cliente/proveedor: falta el contacto.
2. Debés seleccionar un punto de venta: falta completar el punto de venta.
3. Debés agregar al menos un medio: el total no está cubierto solo con créditos.
4. El total de los medios debe ser igual: revisá la diferencia del resumen.
5. El comprobante no aparece: verificá contacto, moneda, saldo y estado.
6. No podés editar: revisá si la operación está anulada, es un reembolso o contiene cheques.

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Guías relacionadas

1. Configurar medios de pago
2. Configurar bancos
3. Usar la cuenta corriente de clientes
4. Usar la cuenta corriente de proveedores
5. Desaplicar y reaplicar pagos o cobranzas